Keypad, güçlü bir iletişim aracıdır. Keypad’i toplantınızın amacına uygun olarak kullanmanız önemlidir.
Firmanızda yapılmasını düşündüğünüz değişiklikler varsa, Keypad kullanarak çalışanlarınızın bu konuda ne düşündüklerini öğrenebilirsiniz. Hangi konularda değişiklik yapılmalıdır? En öncelikli konular hangileridir? En iyi değişim planı hangisidir? gibi sorularınıza herkesin katkısını alarak cevap bulabilirsiniz. Üstelik bunu keypad ile gizli oylama ile yaparak çalışanların gerçek fikirlerini özgürce alma şansını elde edersiniz.
Bir projeniz var ve bu projeyle ilgili tüm çalışanlarınızın fikirlerini almak istiyorsunuz. Projenizi sunarken, sunum arasına yerleştireceğiniz sorularla çalışanlarınızın anlattığınız projenizle ilgili fikirlerini hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Proje anlaşılır mı? Projenin ne kadar yararlı olacağını düşünüyorsunuz? Proje uygulanabilir mi? Bu projeyi destekler misiniz? gibi sorularla çalışanlarınızın da katkılarını sağlayabilirsiniz.
Öncelikle sunumunuzu tamamlamanızı, daha sonrasında keypad sorularınızı hazırlayarak sunumunuza eklemenizi öneririz.
Basit, anlaşılır keypad soruları hazırlarsanız, katılımcıların anlaması ve yanıtlaması hızlı olacaktır. Basit, anlaşılır soru, net yanıt elde etmenin yoludur.
Evet/Hayır yanıtı olan keypad sorularında, iki seçenek arasında kalanlar için “Kararsız”, “Fikrim Yok” v.b. bir seçenek eklemek doğru olacaktır.
Keypad’in kullanımı her ne kadar kolay olsa da, ilk kez keypad kullanacak olan kişileri düşünerek, kullanım konusunda kısa bir bilgilendirme yapmak faydalı olacaktır. Bu bilgilendirmeyi yaptıktan sonra bir deneme keypad sorusu sorulup test de yapılırsa, katılımcılar elektronik oylama sistemine alıştırılmış olur.
Keypad sorusu ekrana geldiğinde, sunum yapan kişinin soruyu yüksek sesle katılımcılara okuması ve “lütfen şimdi oylayınız” diyerek yönlendirmesi elektronik oylama sürecini hızlandıracaktır. Soru şıkları çok uzun değilse sorunun şıkları da okunabilir.
Keypad sorusu oylandıktan ve sonuç grafiği ekrana geldikten sonra, sunum yapan kişinin sonuçlar üzerinde kısa yorum yapması, yorum yapılması uygun değilse de en azından en yüksek oyu hangi seçeneğin aldığı, kaç kişinin o seçeneği oyladığı gibi ekrandaki grafiği açıklar bilgilendirmelerde bulunması katılımcıların da anlamasını kolaylaştıracaktır.
Demografik keypad soruları kullanmak, katılımcıların salonda kimlerin olduğunu tanımalarına yardımcı olur. Ayrıca en önemlisi toplantı sonrasında demografik filtreleme raporları almanızı sağlar.
Tam katılımcı sayısı kadar yanıt almaya çalışmak, toplantıyı yavaşlatacaktır. Bu sebeple katılımcıların %90’a yakını cevapladığında yanıtları almak doğru olacaktır. Diğer bir yöntem de soru cevaplama için bir süre belirlemek ve bu süreye sadık kalmaktır. Soru ve şıklar okunduktan sonra süre başlatılır ve süre bittikten sonra sonuç grafiği ekrana gelir.